評価基準はここだ!「ワークフローツール」

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評価基準はここだ!「ワークフローツール」

2007/11/26


 ワークフローツールは、もはや部門単位で導入する製品という位置づけではなく、全社レベルで導入してビジネスインテグレーションを実現するためのツールであり、基幹系システムと連携しながら、様々な業務を効率化するソリューションのコアとして働く重要なソフトウェアである。従って、最適なツール選びを行うには、ツール単独の使いやすさ(ワークフロー定義や申請フォームデザインなど)だけでなく、既存の帳票類の有効活用や外部連携機能、内部統制支援なども重要な評価基準になる。また、IT製品解体新書では、ワークフローツールを基礎から解説しているので、こちらも是非参考にしていただきたい。

ワークフローツール

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1

ワークフローツールの選び方

 ワークフローツール選びに入る前に、まず自社の業務フローを正確に把握するために、業務ルールがどこまで規定されているか、また現時点で業務フローがどんな課題を抱えているのか、部門ごとによくヒアリングしておくこと。その上で、以下のような5つの視点で検討を重ねていくとよい。

ツール選択の5つの視点

1

 専用ツールを導入するか、グループウェアや文書管理のワークフロー機能を活用するか

2

 既存の帳票やドキュメントを活用可能か

3

 自社の業務モデル(申請や承認のプロセス)に柔軟に対応できるか

4

 システム統合を目指す場合、基幹系システムとの連携は可能か

5

 内部統制から見たワークフローツールの評価

Step1

専用ツールを導入するか、グループウェアや文書管理のワークフロー機能を活用するか

 ワークフロー機能を手に入れたい場合、製品分類の選択肢としてはワークフローツール(専用ツール)以外に、グループウェアや文書管理ツールがサポートするワークフロー機能を利用するという手段がある。導入コストだけを考えれば、グループウェア導入時にワークフロー機能が標準で搭載されている製品を選択すれば、別途費用がかからなくて済むことになるが、当然ながら機能の充実度を比較した場合、専用ツールと同じように使えるわけではない。
 しかし、グループウェアはすでに多くの企業で導入が進んでいることから、本稿の製品カタログで取り上げている専用ツールを比較評価する前に、グループウェアまたは文書管理ツールのワークフロー機能がどこまで自社のニーズを満たしてくれるのか、念のため確認しておこう。

■グループウェアのワークフロー機能

 グループウェアの場合、ワークフローを標準機能として提供している製品、別売のオプション機能として提供している製品、他社のワークフローツール専用製品との連携機能を提供している製品の3つに大別することができる。
 グループウェアの標準機能としてワークフロー機能をサポートしている製品の中には、高度なフォームデザイン機能はサポートされていないものの、サンプル申請書を豊富に提供している製品があり、自社独自のフォームにこだわる必要がない場合には十分活用できる。ただし、申請書を回す順番に申請先を登録していくだけの機能しかサポートされていない場合が多く、その場合には専用ツールのような条件分岐といった細かいフロー制御を行うことはできない。
 一方、他社のワークフローツール専用製品との連携機能を提供しているグループウェアでは、グループウェアのポータル画面上にワークフローツールを表示させることができるので、グループウェアにログインするだけでワークフローツールにもログイン可能になる。また、Active DirectoryによるWindows統合認証でのシングルサインオンを可能にしたり、ワークフローツールとグループウェアの間で人事情報を連携させたりすることもできる。

■文書管理ツールのワークフロー機能

 ドキュメント情報の検索・閲覧・アクセス管理などをすべてWebブラウザから行える文書管理ツールの中にもワークフローを標準機能として提供している製品が登場している。たとえば、文書管理ツールと複合機との連携機能により、文書をスキャンするだけで自動的にスキャン文書をワークフローの添付文書として回覧できたり、ワークフローに添付されている文書を印刷して追記や捺印を行い、再度スキャン入力することで元のワークフローの添付文書として差替/追加することが可能な製品がリリースされている。ただし、こうした製品ではワークフローデザイン機能はサポートされていてもフォームデザイン機能はサポートされていなかったりする。
 また、ワークフローツール専用製品との連携機能を提供している文書管理ツールでは、文書管理ツールが独自に搭載している簡易承認機能を大幅に強化することができる。たとえば、フォルダに文書を登録した後、ワークフローツールに承認処理を流すことができ、ワークフローツールによる承認が終わるまで、その文書は非公開の状態に維持することができる。こうした連携機能では、文書改訂の際もワークフローツールの改版承認フォームを使用して承認処理を行うことができる。さらに、フォルダごとにワークフローツールの申請フォームを設定し、フォルダごとに異なる承認ルートで承認させることも可能だ。

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