もはや紙は不要!?ワークフローツール

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製品の基礎をきちんと理解! IT製品解体新書

もはや紙は不要!?ワークフローツール

2007/11/26


 ワークフローツールは、総務部門の業務効率化や手続きの迅速化、ペーパーレス化のため、特に大企業での導入が進んでいる。また、最近は内部統制への対応が求められていることから、ワークフローツールには継続的なモニタリング機能や詳細なレポーティング機能も搭載され始めている。そこで今回は、こうした市場ニーズに応え続けているワークフローツールの最新事情をお届けする。また、「IT製品選び方ガイド」では、数多く市販されているワークフローツールの中から自社に合ったツールを選択するときのポイントを詳しく解説しよう。

ワークフローツール

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ワークフローツールを解体しよう!

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ワークフローツールとは

 ワークフローツールとは、ビジネスプロセス(企業目的を達成するためのあらゆる活動)またはドキュメント類の回覧・承認を自動化するためのソフトウェアのことだ。ワークフローツールを導入することで、文書・情報・タスクが担当者から担当者へ、またはグループから別のグループへ間違いなく引き継がれるようになる。元々ワークフローツールは申請書の電子化(ペーパーレス化)からスタートしたが、現在のワークフローツールには以下のような導入効果を期待できる。

[ ワークフローツールの導入効果]

ペーパーレス化により業務経費を削減できる。

申請書を自動的に承認ルートに回すことができるので、決裁の迅速化が図れる。

承認状況が可視化されるので、処理の停滞を一目で把握できる。

基幹系システムと連携させることで転記が不要となり、書類の入力ミスが激減する。

申請情報をデータベース化することで情報検索が可能になり、履歴を簡単に追跡できる。

書類の閲覧権限を設定できるので情報漏洩防止に役立つ。

業務ルールが明確になり内部統制を強化できる。

 典型的なワークフローツールは図1に示すような仕組みになっており、ワークフローエンジンによって稟議書や申請書、企画書、旅費精算などの決裁を必要とする情報を回覧・承認していくことができるようになっている。また、ERPなどの基幹系システムやグループウェアなどと連携して動く仕組みも実現されている。

図1 ワークフローツールとは?
図1 ワークフローツールとは?
社内の各部門を巡回していた書類を電子データ化して、コンピュータネットワーク上で回覧・承認・決裁できるようにする。

>>ワークフローツールの選び方11箇条を徹底紹介!「IT製品選び方ガイド」はこちら

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