「グループウェア」選ぶときの盲点はココ!

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「グループウェア」選ぶときの盲点はココ!

2007/11/05


 市場に登場してから久しいグループウェア。多くの企業で導入が進み、そろそろリプレースを…と考える企業も多い。現在使っているグループウェアの動作が重い、もっと違う機能が欲しいなど、ユーザのニーズが成熟してきている。そこで今回は、導入経験の豊富な大塚商会、住商情報システムズへの取材を通じ、現場に即した視点で、最適なグループウェア選びのポイントを紹介する。

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グループウェアの選び方 5つのステップ

 グループウェアには様々なコンセプトを持った製品が数多く登場しているが、これらの製品群を概観してみると、次のような3つのタイプに大別することができる。ユーザ数はあくまでも目安で、グループウェアに何を求めるか、そのニーズと製品が合っているかという部分が一番重要なポイントとなってくる。

表1 グループウェア製品のタイプ
表1 グループウェア製品のタイプ
資料提供:大塚商会

 まず上記の3分類を把握した上で、どの種類の製品が自社ニーズに一番マッチしているのかをよく考えながら、次の5つの視点で検討を重ねていくとよい。

Step1:

自社の要件を明確にする

Step2:

利用ユーザ数で製品を絞る

Step3:

既存環境との相性を確認する

Step4:

あらゆるシーンでの操作性を想定する

Step5:

リプレース時は既存システムにこだわらない

Step1

自社の要件を明確にする

■「何がしたいのか」…実はココが決まっていないケースが多い

 「グループウェアを使って何を実現したいのか」…ツール導入の上で一番考えなければいけないポイントで、ここさえ決まっていれば、表1の3種類の中から1つを選ぶことができる。しかし、実はこの点が決まっていないユーザが多いそうだ。確かに、明文化するのはなかなか難しく、「メールができて、スケジュール機能があって…」という漠然とした要件になってしまうのが現実。そのような場合は、最初に以下の3つのポイントを具体的に考えて要件としてまとめると、スムーズな製品選定ができるそうだ。

Point 1メール機能に何を求めるか。
             細かいメッセージング機能(フォルダ振り分け、メール検索など)を必要としているのか、
             それともメールのやりとりができるだけでよいのか。

Point 2スケジュール機能に何を求めるか。
             表示形式にこだわるかどうか。(例:部下の1ヵ月のスケジュールを1画面で表示させたい‥など)

Point 3内部統制や高可用性にこだわるかどうか。
              ログ管理をどの程度までやるか。また、システム障害がどの程度ビジネスに影響するかなど。

■パッケージ製品か、柔軟なカスタマイズが可能な製品か

 前項で述べた「グループウェアを使って何を実現したいのか」が見えてくると、パッケージ製品で良いのか、カスタマイズが必要なのかが決まってくる。それぞれの場合について、注意したいポイントを押さえておこう。

パッケージ製品の場合
 パッケージ製品の多くは、インストールした日からすぐに使い始めることができるようになっている。そのため、自社にとって頻繁に使う機能はどれか、また不要な機能はどれか、あらかじめ把握しておく必要がある。製品ごとに標準機能として提供されるものと、オプション機能として提供されるものに大きな違いがあり、注意が必要だ。大半のベンダは製品の試用期間を設定しているので、これを徹底的に利用することで実際に使いたい機能の洗い出しを行ってから比較検討に入ろう。

カスタマイズする場合
 一方、柔軟なカスタマイズを必要とする場合には、どのような業務アプリケーションを作りたいのか、具体的な要件を洗い出し、その開発手順や開発環境を確認してコストを見積もる必要がある。各コンポーネントは、お互いにデータをやり取りしたり、データを受け取ったときになんらかのロジックを実行したりするといったコンポーネント間通信も可能になるので、この機能を使って自社の文化に合ったSFAなどを構築することが可能だ。

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