ケータイから有休取得?「グループウェア」

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製品の基礎をきちんと理解! IT製品解体新書

ケータイから有休取得?「グループウェア」

2007/11/05


 市場に登場してから10年以上が経つグループウェア。中堅以上の企業には導入が一巡したが、最近ではワークスタイルの変化により、外出先からモバイル端末でグループウェアへアクセスするケースも増えてきた。こうしたニーズに対し、各ベンダからはPDA・携帯電話との連携機能や、SFAをはじめとする他の業務アプリケーションとの連携も提案されてきている。そこで今回は、グループウェアの基本を再確認しながら、モバイル対応や他の基幹系システムとの連携などの最新動向をお届けする。

グループウェア

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グループウェアを解体しよう!

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グループウェアとは

 グループウェアとは、コンピュータを使って社内の情報を共有することで、スタッフ同士のコミュニケーションを円滑にし、業務を効率よくこなすのに役立つソフトウェアのことだ。1990年代前半から普及し始め、今ではメール、スケジュール管理、施設予約はもちろん、アプリケーションと情報統合化のためのEIP機能、ワークフロー機能、文書管理機能なども搭載されるようになり、部門や組織の枠を越えて情報を活用できるITツールとして多機能化が進んでいる。グループウェアを解体すると図1のようになる。

図1 グループウェアとは?
図1 グループウェアとは?
■メール/メッセージ機能

 社内メール機能や、特定の社員と気軽に意見を交換できるメッセージ機能、Webブラウザ上でメールの送受信ができるWebメール機能などが提供されており、アドレス帳と連携して利用できる。「閲覧状況」を表示できる製品では、メンバーがメールを読んだかどうかをひと目で確認でき、確実な情報伝達が可能だ。

■スケジュール/設備予約機能

 個人のスケジュール管理だけでなく、部署やプロジェクト内のメンバーのスケジュールも一目で把握できるため、会議などのスケジュール調整を簡単に行うことができる。また、設備予約機能と連携させることで、スケジュールの登録と同時に会議室などの施設を予約できる製品も多い。

■回覧板/掲示板機能

 社内通達などに利用できる機能で、いつ・誰が・確認したかの履歴を取ることもできる。テンプレートを登録しておくことができる製品では、定期的に回覧する書類をすぐに作成できる。社内メーリングリストの代わりに利用することができ、添付ファイルを付けられる製品では、メールサーバの負荷軽減にも役立つ。また、社内メンバーにしか回覧しないことから、うっかり社内情報を社外に送付してしまうミスも防ぐことができる。更に、カテゴリごとに通知先やアクセス権を設定すれば、情報を伝える範囲を特定の部署や組織に限定できる。

■電子会議室機能

 時間、場所を問わず意見交換を行うことができる機能で、テーマごとに会議室を作成できる。ひとつの書き込みに対して複数の返答をつけることができるので、FAQやクレーム対応などのナレッジデータベースとして活用することも可能だ。アクセス権を設定すれば「役員だけの会議室」「営業所だけの会議室」など用途にあったメンバーでの話し合いの場を設けることができる。社内業務だけでなく、社内サークル活動などの意見交換の場としても活用できる。

■ファイル管理機能/キャビネット機能

 用途や目的別にフォルダを作成し、階層ごとに整理することができる機能。変更履歴やファイルのバージョンを細かく管理できる製品もある。アクセス権を設定することができる製品では、特定のグループやメンバーだけが参照/更新できるフォルダを作成することも可能になる。

■ToDo機能

 「やるべきこと」をリストにして可視化する機能で、タスク漏れの防止に役立つ。これからやるべき仕事が〆切の早い順番に表示されるので、何から手を付ければよいのかが分かるようになる。期限が近づくと警告を出すように設定すればうっかり忘れる心配もない。また、仕事の種類をカテゴリに分けて表示したり、重要度によって仕事を管理したりすることもできる。

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