現状に不満が43%!グループウェアの次の姿

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これさえ読めば基本はカンペキ!「グループウェア 掲載日:2007/10/22

グループウェア



1:基礎講座 2:選び方講座 3:シェア情報
1
グループウェアのおさらい
2
グループウェアの最新動向
1
グループウェアの選び方
2
製品カタログ
1
「グループウェアパッケージ」シェア情報
 
INDEX


基礎講座
これさえ読めば基本はカンペキ!
基礎講座

 1990年代前半から普及し始めたグループウェア。メール、スケジュール管理、施設予約はもちろん、EIP機能、ワークフロー機能、文書管理機能なども搭載されるようになり、部門や組織の枠を越えて情報を活用できるITツールとして多機能化が進んでいる。しかし、キーマンズネットの独自調査によるアンケート(2007年7月実施、有効回答数:356)によると、導入中のグループウェアに不満を感じる人は43.5%もおり、ユーザは更なる機能性・拡張性を求めているようだ。そこで、ベンダからはPDA・携帯電話からのモバイル利用や、SFAをはじめとする他の業務アプリケーションとの連携などが提案されてきている。今回は、グループウェアの基本についておさらいしながら、モバイル対応や他のシステムとの連携など、最新動向を紹介する。 グループウェア

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グループウェアのおさらい


 多機能化が進むグループウェアだが、その一方で、「機能が多過ぎてすべての機能を使いこなせず、結局はメールとスケジュール管理機能しか利用していない…」といった状況も少なくないそうだ。そこで本稿の冒頭では、グループウェアの原点に今一度立ち戻って、本来のグループウェアの目的と基本機能からおさらいしてみよう。



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グループウェアの基本機能


 グループウェアとは、コンピュータを使って社内の情報を共有することで、社員同士のコミュニケーションを円滑にし、業務を効率よくこなすのに役立つソフトウェアのことだ。これらの目的を実現するため、主に以下のような機能が搭載されている。表1で簡単におさらいしていこう。


表1 グループウェアの主な機能
メール機能/メッセージ機能 社内メール機能や、特定の社員と気軽に意見を交換できるメッセージ機能、Webメール機能などがあり、 アドレス帳と連携して利用できる。「閲覧状況」を表示できる製品では、メンバーがメールを読んだかどうかをひと目で確認でき、確実な情報伝達が可能。
スケジュール機能/設備予約機能 個人のスケジュール管理だけでなく、部署やプロジェクト内のメンバーのスケジュールも一目で把握できるため、会議などのスケジュール調整を簡単に行うことができる。また、設備予約機能と連携させることで、スケジュールの登録と同時に会議室などの施設を予約できる製品も多い。
回覧板/掲示板機能 社内通達などに便利な機能で、いつ・誰が・確認したかの履歴を取ることもできる。また、カテゴリごとに通知先やアクセス権を設定すれば、情報を伝える範囲を特定の部署や組織に限定できる。
ToDo機能 「やるべきこと」をリスト化する機能で、タスクの漏れ防止に役立つ。期限が近づくと警告メッセージが表示されるように設定すればうっかり忘れる心配もない。また、タスクに優先順位をつけたり、カテゴリに分けて表示したりすることもできる。
ファイル管理機能/キャビネット機能 用途や目的別にフォルダを作成し、階層ごとに整理することができる機能。「どこに、どのファイルがあるのか」がすぐ分かる変更履歴やファイルのバージョンを細かく管理できる製品もある。

 参考までに、上記以外の主な機能を表2で紹介するが、下記以外にも様々な機能がどんどん搭載されてきている。


表2 上記以外の主な機能
ワークフロー機能
各種申請書の作成から承認がおりるまでの一連のフローを管理する。
タイムカード機能 出社退社時間や、外出帰社などを入力することで、勤怠管理が可能。
仮払精算機能 旅費交通費などの精算業務を行うことができる。
プレゼンス機能 連絡を取りたい相手が現在席にいるかどうかひと目で確認できる。

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