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製品購入ウラづけガイド
これさえ読めば基本はカンペキ!「企業向けIM 掲載日:2007/06/11

企業向けインスタントメッセンジャー



1:基礎講座 2:選び方講座 3:導入事例
1
企業向けIMとは
2
企業向けIMを実現する3つの方法
3
企業向けIMの最新事情
1
企業向けIMの選び方のポイント
2
企業向けIM製品とサービスカタログ
1
企業向けIM導入事例
 
INDEX


基礎講座
これさえ読めば基本はカンペキ!
基礎講座

 インスタントメッセンジャー(以下、IMと表記)は、ポータルサイトを運営する企業によって無償サービスが数多く提供されており、その利便性を体験した方も多いだろう。IMで実現できるリアルタイムコミュニケーションは、スピードが要求されるビジネスの現場でこそ本領を発揮するはずだ。ところが、企業でのIM利用はセキュリティ面での不安と情報漏洩のリスク、私的利用の増加などが問題視され、利用を禁止する企業が多い。しかし、無償サービスと企業向けIMを混同してはいけない。実際に、企業向けIMは無償サービスにはないセキュリティ機能と運用管理機能を備え、適切な導入と運用により、十分に安全性を担保したうえで利用することが可能になっている。そこで今回は、企業向けIMの基礎知識と、安全を担保する仕組みについて紹介しよう。 企業向けインスタントメッセンジャー

1 

企業向けIMとは



1-1

IMの基本機能


 IMとして著名なものには、古くは「ICQ」、その発展形であるAOLの「AIM」、さらに、マイクロソフトの「MSNメッセンジャー」やヤフーの「Yahoo!メッセンジャー」などがある。これらはポータルサイトを運営する企業がユーザに専用ソフトウェアを無償提供し、ユーザ登録後、サービスへのログインを行えば、誰でもインターネットを経由してIMを利用することができる。現在では、同様の機能を企業内で実現できるようにした製品が多数販売されており、LANまたはWAN内での利用が可能になっている製品の他、セキュリティを確保しながらインターネット経由で利用できる製品が登場している。


▼IMの基本的な使い方

 無償のIMの場合、通常、メッセージなどをやりとりしたいユーザ同士が自分のIDを教え合い、それをPCにインストールしたIMソフトの「アドレス帳」に登録する。メッセージを送りたい時はアドレス帳内の相手を選ぶとメッセージウィンドウが開き、そこにメッセージを記入して送信する。メッセージが届くと、相手先の画面にはメッセージ到達を示すポップアップが開くので、相手はすぐにそのメッセージを読むことができ、返信も同じウィンドウ上で行える。
 一方、企業向けIMの場合、ユーザ登録は管理者に任され、IDは管理者が認める人以外には渡らない。アドレス帳は個人用のアドレス帳を利用できるが、そこに登録可能なのは共有アドレス帳の中の、管理者が認める相手のみだ。共有アドレス帳はユーザが勝手に変更できないようになっている。そのアドレス帳のグループ分け(部署単位、プロジェクト単位など)により、グループ内一斉同報、全員の会議招集、一部の機能制限などが行える。


▼プレゼンス機能が利用できる点が特長

  IMはメールよりもリアルタイムに、かつ電話の煩わしさをなくして「会話」ができるところがメリットだ。またプレゼンス情報がリアルタイムに取得できるところも特長だ。プレゼンス情報とは、相手がログインしているか否か、つまり、まさに今、IMを受け取れる状態かどうかを示すものだ。一般的にはアドレス帳に相手先の状態がアイコン表示される。例えば、Qriptの「Yocto(ヨクト)セキュア・メッセンジャー」の場合、16種類のアイコンと6種類の基本ステータスが用意されており、その中から自分のステータスを選んで変更することができる。
 「外出中」「会議中」「来客中」といったステータスが選べる他、「18:00帰社」といった特殊なステータスを自分で入力して反映させることもできる。場合によってはステータス部分にURLを表示して、参照させることもできる。また、一定時間PC操作がない場合には自動的に「離席中」にステータスを切り替えることも可能だ。
 もし相手がIMを受け取れる状態だったらIMを送ればよいし、そうでなければメールや電話で連絡することができる。相手の状況に応じて最も適切な連絡手段がとれるわけだ。


▼メッセージウィンドウはシンプルなものが主流

 メッセージウィンドウもYacto(ヨクト)の場合を例にあげるが、ほとんどのIMで簡素なウィンドウが用意されており、メールに慣れているユーザなら操作に困難は感じないだろう。メーラーの起動などの必要はなく、エンドユーザが気軽に利用できることがポイントだ。


図1 IMのプレゼンス機能の例(Yoctoのステータス画面とメッセージウィンドウ)
図1 IMのプレゼンス機能の例(Yoctoのステータス画面とメッセージウィンドウ)
資料提供:Qript

 この他、Yocto(ヨクト)をはじめとする多くの企業向けIMには携帯電話との連携機能があり、携帯電話のメール機能とIMをうまく組み合わせてできるだけタイムラグの少ない利用を可能にしている。


▼複数のユーザのコラボレーションもメリット

 IMでは、特定の相手と1対1のテキスト送受信を行うだけでなく、複数のユーザが同時に「会話」できる点も大きなメリットだ。チャット機能と会議機能が用意されている場合が多い。
チャット機能:特定のテーマに沿ってチャットルームを設け、参加資格のある複数のメンバーが自由に参加し、メッセージウィンドウ上でリアルタイムに次々に「発言」していくことができる。
会議機能:関係する複数のユーザに参加を呼びかけ、チャットよりもクローズな環境で「議論」を重ねていくことができる。企業向けIMの場合、終了後のメッセージウィンドウを議事録として運用することが可能な製品も多い。


▼ファイル転送などの豊富な機能

 さらに、メッセージウィンドウを利用して簡単にファイルを相手先に送信することや、お互いのPC内のファイルを共有することも可能だ。企業向けIMの一部の製品では、オフィスアプリケーションと連動し、プレゼンテーション資料の校正・修正をリアルタイムに共同作業で行うことも可能になっている。


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