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製品購入ウラづけガイド
これさえ読めば基本はカンペキ!「文書管理ツール 掲載日:2006/10/30

文書管理ツール



1:基礎講座 2:選び方講座 3:ユーザーの声
1
内部統制と文書管理の現状
2
文書管理ツールの最新機能
1
文書管理ツールの選び方
2
製品カタログ
1
文書管理ツールユーザーの声
 
INDEX


基礎講座
これさえ読めば基本はカンペキ!
基礎講座

 2005年4月の「e-文書法」に続き、2008年には日本版SOX法 が施行される予定になっていることから、今後企業が記録・保管しておかなければならない電子文書は急増するものとみられている。一方、個人情報保護法の施行以降も、重要文書の紛失・盗難といった不祥事は後を立たず、重要文書のセキュリティ管理体制づくりも企業にとって大きな課題の1つになっている。そこで今回は、内部統制の文書化作業の負荷軽減に役立つ機能とセキュリティ機能を中心に、機能強化がさらに進んでいる文書管理ツールの最新事情をお届けする。 文書管理ツール

1 

内部統制と文書管理の現状


 文書管理ツールとは、電子文書を分類保管し、必要に応じて取り出せるような仕組みをもった製品群のことで、元々はファイリングシステムから生まれてきたものである。



1-1

文書管理ツールの市場概況


 これまで、文書管理ツールは「文書の参照・検索の効率化」、「情報共有、ナレッジの活用」、「ペーパーレス化」、「情報セキュリティの向上」といったことをおもな導入効果として掲げながら、製品市場を拡大してきた。例えば、改訂頻度の高い規定文書の電子化、参照頻度の高い設計図面の共有化、再利用性の高い提案資料のデータベース化などに使用されてきた。保管場所の省スペース化を図ると共に、電子化した膨大な文書の改訂と利用を効率よく制御してくれるのが文書管理ツールということになる。また、2005年4月1日から施行されたe-文書法では、「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」という4つの要件を確保することが必要になるが、これらの要件をクリアするために、より厳密なアクセス管理機能や証跡管理機能、さらには、企業が管理すべき文書量の増大に対応するために求められる拡張性の高さや長期的なサポートを特徴とする文書管理ツールが登場し始めていて、文書管理ツールと高信頼・高可用データベースとのシステムコラボレーションも進んできている。また、情報漏洩対策という観点から、重要情報の集約を実現するための部門間をまたがるような大規模向け文書管理ツールなども登場してきている。


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