【導入事例】キーワードは「情報共有」

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製品購入ウラづけガイド
導入時の苦労とその製品を選んだワケ「検索ツール 掲載日:2006/10/16

企業内検索ツール



1:基礎講座 2:選び方講座 3:導入事例
1
企業内検索ツールとは
2
企業内検索ツールの仕組み
3
企業内検索ツールを導入するメリットと今後
1
企業内検索ツールの選び方
2
製品カタログ
1
情報共有化に注力するソフトウェアパッケージ販売会社のケース
2
技術情報の共有化を図った組立てメーカーのケース
 
INDEX


導入事例
導入時の苦労とその製品を選んだワケ
導入事例

 企業内検索ツールの導入事例を紹介する。エンタープライズサーチという名称で、今、注目を集めてはいるが、数年前からあった製品でもあるため、導入実績はそれなりにある。ここでは企業の導入の目的、選択の基準、導入後の効果について簡単に紹介する。 企業内検索ツール

1 

情報共有化に注力するソフトウェアパッケージ販売会社のケース


 課題
 全社的な情報共有の仕組み(1.SFAのグループウェア機能、2.企業内ポータルサイト、3.全社的なファイルサーバ)を構築してきたが、営業活動、顧客管理などは一元化できたものの、ファイルなどの文書共有ができている実感が得られなかった。

1. SFAのグループウェア機能で情報共有が進まなかった理由 
・社内運用の問題か、文書の登録がなかなか促進されない
・検索を目的としたツールではないため、情報量が増えると登録文書へのアクセスがしにくい
2. 企業内ポータルサイトでの情報共有が進まなかった理由 
・全社用のポータルサイトを使って情報共有を図ろうとしたが、ナビゲーションが悪くなかなか目的の情報にアクセスできない
・リンク数が多くなり、目的の情報が見つけにくい
・リンク切れを起しているサイトもあるなど、コンテンツの管理が悪い
3. 全社的なファイルサーバで情報共有が進まなかった理由 
・コンテンツの更新や共有情報は部署ごとに任されており、管理ポリシーが統一されていない
・作りかけの文書や破損ファイル、重複データが散在している
 企業内検索ツールを導入
 上記の問題を解決するため、企業内検索ツールを導入。ツール選定にあたっては、導入が容易であること、重複文書を除去、ページランクの調整が可能など、検索精度を向上させる仕組みが用意されていること、インターフェースがシンプルである、という3つの条件を提示。これらの条件を満たしたOracle Secure Enterprise Search 10g(OSES)を導入した。
 検索システムの概要
○ 検索対象システムは既存のシステム(SFAのグループウェア登録ファイル、ポータル、ファイルサーバ)
○ 検索対象ファイルは構造化データだけではなく、技術資料、提案資料、事務系資料、見積書など、非構造化データも含まれる
○ 検索対象フォーマットは多数
○ アクセス権限はパブリックに設定
 再び課題発生
 導入初日には、アクセス数はそこそこの実績だった。しかし翌日以降から、アクセス数が減少。使われなくなる傾向となってしまった。
 解決するために
○ 共有すべきコンテンツを整備…ユーザーとともに共有すべき既存コンテンツを選定
○ 検索対象ソースの絞り込みや目的別検索を装備
○ キーワード検索だけではなく、ディレクトリ検索も実装するなど、検索経路を多重化
○ 検索ノイズを低減するため、文書プロパティ(メタデータ)の整備
○ コンテンツマネジメントシステム(CMS)との連携
 結果
 以前よりも有用なデータを効率よく探すことができるようになり、以下のように改善された。
○ ポータルサイトのページビュー増加。当初公開したサイトの10倍以上となった
○ 社員の約2/3が活用
○ OSESへの問い合わせ件数も増加
○ ディレクトリ検索を実装したことで、検索のコツがつかめ、キーワード検索率も向上

 同企業では既存ファイルの整理のために、検索ツールを活用したが、そのほかにも埋もれた有用なコンテンツの発見や、共有サーバに機密情報、顧客情報が置かれていないか監視するなど、アイデア次第で利用用途が広がるのではないかと期待している。


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