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製品購入ウラづけガイド
ここで比べて決められる!「電子帳票 掲載日:2006/04/03

電子帳票システム



1:基礎講座 2:選び方講座 3:ユーザーの声
1
電子帳票システムとは何か
2
電子帳票システムが今求められる理由
3
最新の電子帳票システムの機能と今後
1
電子帳票システム導入のポイント
2
製品カタログ
1
電子帳票システム ユーザーの声
 
INDEX


選び方講座
ここで比べて決められる!
選び方講座

 電子帳票システムのあらましと製品動向がわかったところで、最新の電子帳票システム導入の際のチェックポイントを考えてみよう。もっとも帳票は業務と密接に関連している場合が多く、紙の帳票が減らせるかどうか、また電子化によって効率性が高められるかどうかは各企業によって違うだろう。自社の業務プロセスや意思決定プロセスを再検討し、対象帳票を適切に決めてコスト効果の高い導入を図りたい。 電子帳票システム

1 

電子帳票システム導入のポイント


 システム導入の主なポイントは、大きく分ければレガシーシステムの帳票をWindowsとWeb中心の現在の業務システムとネットワークにどう調和させて活用していけるかと、e-文書法や個人情報保護法、将来の日本版SOX法にコスト効果よく対応を図れる可能性の2つの面で考えられそうだ。



1-1

帳票を活用していくために


・対応システムや帳票作成ツールとの連携

 標準でホストシステムと連携できるのか、帳票作成ツールやその他のツールを介して連携するのかについては第一に確認が必要なところだ。業務に深く関連している帳票であればあるほど、そのレイアウトや仕様が紙と同等であることが求められる。電子帳票としてそのようなものが実現可能かどうかも大切なポイントだ。
 標準で対応できない場合には、従来の帳票のフォームやオーバーレイを読み込んで活用できる帳票作成ツールを選ぶとよい。それが求められなければ新たに作成することになる。


・帳票の書き出し、データ変換

 帳票を画面上で、あるいは印刷して活用するほかに、Excelなどのオフィスツールでも二次利用したいというニーズは多く、これが容易に行える点も電子帳票システムの利点の1つになっている。そのため多くの電子帳票システムは、CSVで書き出す機能をもっている。また、PDF化や、他のシステムとの連携のためのデータ変換など、必要な書き出し、変換機能をもっているかどうか、オプションなのか標準なのかなども確認しておきたい。


・検索機能

 目的の帳票の必要な部分が、必要な時に即座に閲覧・利用できなければ困る。そのためには、帳票保管のためのフォルダ構造がわかりやすくできていたり、帳票一覧リストや検索条件設定画面などが見やすく、かつわかりやすくできていることが重要である。もちろん検索のスピードも大事だ。
 また検索の方法には、例えば文字、数値、日付による検索、複数行明細帳票の明細検索(パラグラフ検索)、付箋、コメントによる検索、複数世代に対する串刺し検索、名寄せ検索など、様々な方法がある。必要な検索方法が用意されているかどうか、それぞれのスピードも含め、検討しておく必要があろう。


・Web対応

 ユーザー認証、端末認証、SSL暗号化などの、一般的なアクセス制御とセキュリティ機能が利用できるかどうか、また電子帳票システムとしての帳票ごとのアクセス権限設定、閲覧等のログ管理機能などのセキュリティや情報保護にまつわる機能が十分に備えられているかどうかを確認しておく。
 また複数台のサーバによる負荷分散や、通信データ圧縮によるネットワーク負荷軽減など、運用管理に関連する機能が備わっているかどうかも確認したい。


・印刷機能

 通常のオフィス文書印刷と同等の量や頻度での印刷では問題はないと思われるが、ホストプリンタの役割の一部をローカルで行おうとする場合には、複数台のローカルプリンタで分散印刷するなどの対応が必要になる場合があるだろう。電子帳票システム側や、オフィスのネットワークプリンタが対応できるのかどうかは検討しておかなければならない。


・長期保存や配布

 帳票データの書き出し機能の一環だが、CD-Rなどの媒体に書き出す機能、それを管理する機能、バックアップ機能なども確認しておこう。また、CD-Rを配布して閲覧可能にする場合には、オフラインで読み出しができるように表示モジュールを一緒に書き込むなどの工夫が要る場合がある。そうした配慮がされているかどうかも確認したい。


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