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製品購入ウラづけガイド
気になるポイントをしっかりマスター「文書管理ツール 掲載日:2005/07/19

文書管理ツール



1:基礎講座 2:選び方講座 3:e-文書法 解説
1
文書管理ツールの位置づけ
2
文書管理ツールのおもな機能と各社の注目機能
3
運用事例
1
文書管理ツールの選び方
2
製品カタログ
1
e-文書法とは
2
e-文書法の要求ポイント
 
INDEX


e-文書法 解説
気になるポイントをしっかりマスター
e-文書法 解説

 企業にとって非常に重要な「e-文書法」が2005年4月1日から施行された。同時期に施行された個人情報保護法のほうはかなり世間でも騒がれていて関連書籍なども充実しているで、その内容を理解されている読者も多いと思うが、これに対し、e-文書法は個人情報保護法の影にちょっと隠れ気味で、その具体的内容が今一つ伝わっていないようだ。そこで、ここでは文書管理ツールとの関係が深いこの法律について、簡潔にそのポイントを紹介しよう。 文書管理ツール

1 

e-文書法とは


 e-文書法とは、民間に保存が義務付けられている財務関係書類、税務関係書類等の文書・帳票のうち、今まで電子的な保存が認められていなかったものについて、最近の情報技術の発達を踏まえて、文書・帳票の内容や性格に応じた真実性、可視性などを確保することで、原則としてこれらの文書・帳票の電子保存を認めるという法律のこと。
 正式には「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」(通則法)と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」(整備法)の2つの法律のことを指す。
 ここで、電子保存とは、アプリケーションソフトなどを使って当初から電子的に作成された文書を保存するケース(電子文書)と、書面で作成された書類をスキャナでイメージ化して保存するケース(電子化文書)の両方を含んでいる。なお、保存を義務付けている個別の法令ごとに、改ざん防止や原本の正確な再現性に関する状況が異なるので、具体的な保存規定については、主務省令で具体的に定めることになっている。



1-1

電子保存を認める対象範囲


 通則法の対象になる法律数は約250本で、通則法形式の採用により、個別に法改正せずに電子保存を容認する。具体的には、e-文書法により電子保存が容認されるおもな文書は次の通り。


 1.税務関係帳簿書類 (3万円未満の契約書、領収書、見積書、納品書、注文書など)
関係法令 : 所得税法、法人税法、地方税法など
保存期間 : 7年間
 2.医療関係書類(診療録、処方せんなど)
関係法令 : 医師法、歯科医師法、薬剤師法など
保存期間 : 5年(診療録)、3年(処方せん)
 3.会社関係書類(定款、株主総会の議事録、営業報告書など)
関係法令 : 商法、銀行法、証券取引法など
保存期間 : 10年(本店)、5年(支店)

 このほか、以下のような一部の文書については電子保存の対象外となる。


(1) 緊急時に即座に確認する必要があるもの(船舶に備える安全手引書など)
(2) 現物性が極めて高いもの(免許証、許可証など)
(3) 条約による制約があるもの

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