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製品購入ウラづけガイド
ここで比べて決められる!「文書管理ツール 掲載日:2005/07/19

文書管理ツール



1:基礎講座 2:選び方講座 3:e-文書法 解説
1
文書管理ツールの位置づけ
2
文書管理ツールのおもな機能と各社の注目機能
3
運用事例
1
文書管理ツールの選び方
2
製品カタログ
1
e-文書法とは
2
e-文書法の要求ポイント
 
INDEX


選び方講座
ここで比べて決められる!
選び方講座

 文書管理ツールを選択するときの注意事項と、製品カタログをお届けする。文書管理ツールは種類が非常に多い一方で、多機能化がかなり進んでいるので、製品選択に戸惑うケースも少なくない。ただ、共通して言えることは、e-文書法などの施行で文書の長期保存が求められているので、どの製品を選択するにしても製品の長期サポートと安定稼働(拡張性)が必要最低条件になることは間違いない。 文書管理ツール

1 

文書管理ツールの選び方



1-1

導入目的と現場の実情をチェック!


 基礎講座の冒頭で述べた通り、各社によって文書管理ツールの位置づけとアプローチには微妙な違いがあるので、最初に導入目的を明らかにすると同時に、実際に利用する現場の事情も把握しておく必要がある。例えば、情報共有が目的なのか、単に文書を公開したいだけなのか、ワークフローやILMも視野に入れているのか、さらには、文書管理ツールを利用する人たちの技量と利用方法(誰が何について全文検索したいのか、図面番号で検索したいのか、文書登録はエンドユーザーが自由に行えるのか、専任の文書管理者が必要になるのか)といったことも明確にしておきたい。
 ただし、導入目的や現場の実情をチェックするといっても、管理規模が大きくなればなるほど、どのような手順で現状分析して最終ゴールを見つけ出していけばよいか、社内に優秀なファイリングデザイナーでもいないかぎり、なかなか難しい。そんなときは、各ベンダーが提供するドキュメント関連サービスを利用しよう。例えば、富士ゼロックスの「エンタープライズ・ドキュメント・プロセス・アウトソーシング・サービス」では、顧客の業務を部分的に代行するスキャニングサービスや電子文書保管サービスなどの枠を超えて、スキャニング、属性付与、iDC(インターネットデータセンター)での電子文書保管といった各種サービス機能を統合的に利用することができ、パートナー企業間での新たな業務プロセスの創出や改善支援も行ってくれる。


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オープンソースによる本格的な文書管理/情報共有ツールであり、CMIS(コンテンツ管理システムの標準規格)に準拠。エンタープライズ規模に対応。 様々なケースで作成される紙文書(原本)に対して、ファイルや保存箱の発生から廃棄まで、文書のライフサイクルを確実に、しかもカンタンに一貫して管理できる。 インターネット環境があれば、どこからでも利用できる、SaaS型の文書管理・ワークフローサービス。

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