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製品購入ウラづけガイド
これさえ読めば基本はカンペキ!「文書管理ツール 掲載日:2005/07/19

文書管理ツール



1:基礎講座 2:選び方講座 3:e-文書法 解説
1
文書管理ツールの位置づけ
2
文書管理ツールのおもな機能と各社の注目機能
3
運用事例
1
文書管理ツールの選び方
2
製品カタログ
1
e-文書法とは
2
e-文書法の要求ポイント
 
INDEX


基礎講座
これさえ読めば基本はカンペキ!
基礎講座

 文書管理ツールは決して新しい市場ではないが、従来から製品が導入されている割には、思ったような文書管理の効率化を図りきれていない企業ユーザーは少なくない。一方、今年に入って次々と個人情報保護法やe-文書法の施行が始まり、企業では電子文書の管理をおろそかにしていると、思わぬトラブルに巻き込まれる可能性が高くなった。そこで今回は、多機能化が進む各社の文書管理ツールの位置づけを紹介した後、最近の注目機能から運用事例まで、文書管理の最新情報を幅広くお届けする。 文書管理ツール

1 

文書管理ツールの位置づけ


 キーマンズネットでは、これまでに何回か文書管理ツールに関するアンケートを実施してきたが、その結果を見るかぎり、文書管理ツールに対する関心度は常に高い数値を示してきた。つまり、「文書の参照・検索の効率化」、「情報共有、ナレッジの活用」、「ペーパーレス化」、「情報セキュリティの向上」といった、各ベンダーが力を入れてきたコンセプトや機能に関して、多くの企業がその導入効果に期待をかけているといえる。
 しかし、その一方で、文書管理ツールの高機能化・多機能化が進むにつれて、「社員が機能を活用しきれない」、「運用に手間・コストがかかる」、「使い勝手・操作性が悪い」といった声も聞こえてくる。なぜ、こうした不満が起るのか、それは「文書管理の運用方法に問題がある」だけでなく「適切なツールを選択できていない」ことも大きな原因の1つに挙げられる。そこで、本稿の冒頭では、こうした不満の解消に少しでも役立つように、各社の文書管理ツールの位置づけの違いから説明しよう。



1-1

文書管理機能をサポートする製品群


 文書管理といえばファイリングシステムを指す時代も確かにあったが、現在では、コピー/FAXなどの複合機ベンダーが提供する文書管理ツールを中心に、グループウエア、EIP、ナレッジマネジメントツール、コンテンツ管理ツールなど、いろいろな製品群の間で文書管理機能がサポートされるようになってきた。その中でも、特にコンテンツ管理ツールと文書管理ツールの違いが分かりにくい。
 基本的な定義を説明すると、「コンテンツ管理」とはビジネス文書から音楽、動画、メール、Webコンテンツまで、あらゆる形態のデータをシームレスに管理する製品群のことを指す。一方、「文書管理」はコンテンツ管理のずっと前からマネジメントシステムを運営するための最も基本的な機能の1つとして登場してきたもので、文書を作成したり承認したりする責任と権限を明確にする機能をもった製品群のことを指す。


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