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製品購入ウラづけガイド
ここで比べて決められる!「文書管理ツール 掲載日:2004/12/20

文書管理ツール



1:基礎講座 2:選び方講座 3:ユーザーの声
1
文書管理ツールが求められる理由
2
文書管理ツール×複合機の注目機能
1
文書管理ツールのチェックポイント
2
文書管理ツール製品カタログ
1
文書管理ツールユーザーの声
 
INDEX


選び方講座
ここで比べて決められる!
選び方講座

 ここでは、複合機と連携する文書管理ツールを導入する際のチェックポイントを解説する。文書管理ツールの効果は、社内で文書を共有することにより、生み出されるものであり、文書管理ツールの導入を成功に導くためには、それを利用するメンバー全員の協力が必要になる。例えば文書のカテゴリ分類ルールを定めても、それを守らないメンバーがいれば、文書管理ツール本来の意味が無くなってしまう。いかに社内の協力を得られるかということも、1つの重要なポイントだろう。 文書管理ツール

1 

文書管理ツールのチェックポイント



1-1

運用ルールを策定


 文書管理ツールを導入しても、エンドユーザーが登録すべきカテゴリを設定しないまま文書を登録し、どこに何があるのか探し難い状態に陥ってしまうというケースがある。これでは高度な管理機能を持った文書管理ツールも、乱雑にデータが蓄積されたファイルサーバーと変わりなく、文書管理ツールへの投資が全く無駄なものになってしまう。このような状況を避けるために、運用時のルールを定め、社内に周知させる必要がある。
 ただし、メールや社内掲示などで運用ルールを周知し、その後は各社員の自主性に任せるだけでは、文書管理ツールを導入したことを知らせることはできても、1人1人に確実に運用ルールを守らせることは難しいと思われる。運用ルールの必要性を充分に説明した上で、ある程度強制力を持ってトップダウンで進めるべきだろう。


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