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製品購入ウラづけガイド
これさえ読めば基本はカンペキ!「文書管理ツール 掲載日:2004/12/20

文書管理ツール



1:基礎講座 2:選び方講座 3:ユーザーの声
1
文書管理ツールが求められる理由
2
文書管理ツール×複合機の注目機能
1
文書管理ツールのチェックポイント
2
文書管理ツール製品カタログ
1
文書管理ツールユーザーの声
 
INDEX


基礎講座
これさえ読めば基本はカンペキ!
基礎講座

 オフィスのペーパーレス化のメリットは以前より言われてきたが、実現している企業は少ないのが現状ではないだろうか。ペーパーレス化には、紙の保存コストの削減効果だけではなく、電子データとして文書を社内で共有することで、業務を効率化できるという大きなメリットがある。また、2005年4月からはe-文書法が施行され、これまでは紙での保存が義務づけられていた文書の一部が電子データで保存することが認められるようになる。今後、ユーザー企業で文書管理ツールは、より身近なものになっていくだろう。
 そこで今回は、複合機との連携により、紙文書の電子化から文書の効率的な管理までを実現する文書管理ツールについて、解説する。
文書管理ツール

1 

文書管理ツールが求められる理由


 まずは、文書管理ツールの必要性について解説しよう。文書管理ツールは単に文書を整理整頓するだけでなく、業務の効率化、ペーパーレスオフィスの実現といったことが考えられる。



1-1

企業の信頼性確保


 契約書や申込書などのビジネス上の文書が、適切な場所に適切な形で保管されているかどうかは、その企業の信頼性に関わる問題だ。ただし企業内にはさまざまな文書があり、また文書の保管場所も限られている。そのため、文書を古い文書の上に積み重ね、必要なときに直ぐに文書を取り出せない状態になり、その結果として、重要文書を紛失してしまうというケースもあるだろう。
 このような状況を克服できるのが、文書管理ツールだ。これにより、文書の保存や管理が適切に行なえるようになり、重要な文書の紛失を防ぐことができる。さらに、文書に変更があった際には、その履歴を残すことができるため、更新前の文書を残しておく必要がある場合でも、どの文書が最新版かということを常に明確にすることができる。


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